Qu’est ce qu’une demande de cotation ?
Une Demande de Cotation (DC) est une procédure simplifiée de consultation de prestataires pour la passation des Appels d’Offres (DAO) relatifs aux fournitures de biens et services ne nécessitant pas une méthodologie d’exécution. Pour ce type de marché public, la vérification de la conformité des spécifications techniques ne requiert pas une évaluation en sous-commission d’analyse. La commission de passation des marchés (CPM) examine elle même les offres des soumissionnaires et sélectionne l’entreprise attributaire du marché.
A qui est destinée la demande de cotation ?
La demande de cotation est ouverte aux entreprises exerçant dans le secteur concerné par le marché public et répondant aux critères de qualification indiqués dans le dossier de demande de cotation.
Les différentes étapes d’une demande de cotation :
- Préparation du Dossier de demande de Cotation par le Maitre d’Ouvrage
- Examen du Dossier de demande de Cotation par la Commission de passation des marchés
- Publication avis de consultation des entreprises par l’ARMP
- Préparation et Remise des offres par les soumissionnaires
- Ouverture des plis, analyse et proposition d’attribution, généralement le même jour, par la Commission de passation des marchés
- Publication résultat par l’Autorité Contractante et l’ARMP
- Élaboration de la lettre commande, souscription par l’attributaire et signature par l’Autorité contractante
- Notification de la lettre commande à l’entreprise et début de l’exécution du marché public
Les types de prestations pouvant faire l’objet de demande de cotation dans les marchés publics
Le code des marchés Publics limite le type de projet pouvant faire objet de demande de cotation.
En effet, les offres de soumission des demande de cotation étant examiné uniquement par la CPM (contrairement au DAO dont la Sous-Commission d’Analyse assiste la commission dans l’examen des offres), le périmètre de demande de cotation est assez délimité pour ne pas surcharger le travail de la CPM.
Les types de prestations pouvant faire l’objet de demande de cotation sont dont les suivantes:
- les fournitures, consommables et matériels divers le mobilier ;
- l'outillage et le petit équipement ;
- les matériels informatiques ;
- le matériel roulant léger ;
- l'entretien courant des édifices publics et les travaux de cantonnage routier notamment le débroussaillage, le désherbage, le curage des ouvrages et caniveaux et l'enlèvement des ordures;
- le traitement des points critiques des routes en terre ou revêtues
- la fabrication et/ou la pose des pavés dans le cadre des travaux à Haute Intensité de Main d'Œuvre (HIMO)
- les services quantifiables dont ceux de gardiennage, d'entretien des espaces
Les différentes parties d’un dossier de demande de cotation
Un dossier de demande de cotation comporte généralement plusieurs parties. Voici quelques unes des parties essentielles d’une DC:
L’avis de consultation
L’avis de consultation (AC) présente un résumé du dossier de consultation, généralement sur trois à quatre pages. Il s’agit de la partie de la DC affichée au grand public et publiée dans le journal des marchés et dans certains médias nationaux. Sa publication marque le lancement du marché.
L’Avis de consultation contient généralement les informations suivantes:
- la description des prestations objet du marché;
- le montant prévisionnel du marché;
- le montant de la caution de soumission;
- les principaux critères éliminatoires;
- la date limite de dépôt des offres des soumissionnaires;
- le critère de sélection du gagnant (attributaire).
C’est donc après publication de l’avis de consultation que les soumissionnaires intéressés se lancent dans la constitution de leurs offres de soumission.
Le Règlement de la consultation
L’avis de consultation n’est qu’un extrait du règlement particulier de la consultation. vous comprenez dès lors que le reglement de la consultation explique de façons détaillée chacune des dispositions de l’Avis de Consultation. Par ailleurs, il va bien au delà en donnant toutes les critères à satisfaire pour prétendre gagner le marché.
Ainsi, le Règlement de la consultation liste toutes les pièces que chaque soumissionnaire doit produire dans son offre de réponse à la demande de cotation. On regroupe généralement ces pièces en 3 grandes parties comme suit :
- Les pièces administratives: Cette partie liste tous les documents fiscaux que l'entreprise doit produire dans son offre.
- L'offre du soumissionnaire: Cette partie liste toutes les spécifications techniques que l'entreprise doit produire. Elle permet de vérifier si le soumissionnaire a bien compris l'objet de l'appel d'offre. Mais aussi de s'assurer qu'il dispose de moyens en personnels, matériels et financiers adéquat pour exécuter le marché.
- Le partie financière : Dans cette partie, l'entreprise présente son devis pour l'exécution du marché, faisant ressortir ses prix et son prix global du marché. En effet, le montant initial du marché n'est qu'une prévision et chaque soumissionnaire doit proposer son montant réel pour exécuter le marché.
Les spécifications techniques ou Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) ou ou encore Termes de références (TDR)
Cette partie fixe toutes les clauses techniques régissant l’exécution du marché. Le nom et le contenu de cette partie varie en fonction du type de prestations:
- Bâtiments et travaux publics (BTP): Lorsqu’une s’agit d’un marché de BTP, cette partie s’appelle CCTP. Elle présente les caractéristiques techniques de l’ouvrage, la qualité des matériaux à utiliser, leur origine, les dosages, etc.
- Fournitures: Dans les marchés de fournitures, cette partie s’appelle spécifications techniques et décrit les fournitures et leurs caractéristiques.
- Services et prestations intellectuelles (SPI): Dans les marchés de services et prestations intellectuelles (SPI), cette partie s’appelle Termes de référence (TDR). Les TDR présentent de façon détaillée en quoi consiste réellement la prestation, bref, toutes les spécifications techniques de la prestation .
Le devis quantitatif et estimatif de la demande de cotation
Le devis quantitatif et estimatif, généralement présentée sous forme de tableau, liste les différentes tâches d’exécution du marché. Ces tâches sont très souvent regroupées en rubriques pour améliorer la lisibilité.
Chaque soumissionnaire doit donc mettre ses coûts pour chacune des tâches et la sommes des coûts de ces différentes tâches donne le montant hors taxe du marché. Il faudra enfin y ajouter les taxes pour obtenir le montant TTC du marché qui représentant le montant de l’offre du soumissionnaire.
Le projet de lettre-commande
C’est en effet le projet de contrat qui sera signé par le gagnant et contre signé par l’Autorité administrative. cette partie fixe toutes les clauses contractuelles du marché. Il s’agit dont de la partie de la demande de cotation qui présente toutes les dispositions qui vont régir l’exécution du marché si à jamais vous venez à gagner le marché.
Exemple de demande de cotation
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Comment répondre efficacement à une demande de cotation et la gagner ?
Pour répondre efficacement à une demande de cotation, il faut un minimum de connaissances et de pratiques. Tout comme l’appel d’offres, la demande de cotation est l’une des procédures les plus contraignantes. Ses étapes restent relativement figées car cette procédure rigoureuse nécessite un apprentissage progressif des entreprises.
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En effet la réponse aux demandes de cotation nécessite de connaître et respecter certaines étapes génériques, dont les principales suivantes:
- la recherche des publicités de marchés (Avis de consultation),
- la sélection des marchés que l'entreprise peut remporter et auxquels elle envisage de répondre (une étape fondamentale),
- l'Achat et le retrait des dossiers de consultation des entreprises,
- la rédaction de son dossier de réponse à la demande de cotation
- le suivi de l'attribution de la lettre commande
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