Répondre à un appel d’offres pour quoi faire ?
Les marchés publics restent des leviers de chiffre d’affaires considérables pour les PME. Cependant, répondre à un appel d’offres de façon efficace nécessite de savoir sélectionner et d’analyser efficacement le Dossier d’Appel d’offre (DAO). Cette analyse permet de maximiser ses chances de réussite sans y consacrer trop de temps, pour ne pas plomber sa marge. Comment répondre donc à un appel d’offres et gagner le marcher ?
Voici les étapes pour répondre efficacement à un appel d’offres
- Analyser les avis d’appel d’offres pour mieux ciblés les appels d’offres à concourir
- Analyser le dossiers de consultation des entreprises (DAO, DC) pour répondre efficacement à l’appel d’offres
- Monter vos offres de soumission pour répondre à un appel d’offres
- Déposer vos offres de soumission au lieu indiqué dans le DAO et suivre la passation jusqu’à l’attribution du marché
Analyser les avis d’appel d’offres pour mieux ciblés les appels d’offres à concourir
Pour répondre à un appel d’offres, il faut analyser de fond en comble l’avis d’appel d’offres (AAO) qui est un résumé de l’appel d’offres qui reprend certaines informations essentielles de cet important document. Notamment, le lieu d’exécution, l’objet du marché, son montant prévisionnel, l’allotissement, la procédure utilisée, les contraintes particulières, l’estimation (pas toujours), les critères d’attribution, les dates et heures limites de dépôt des offres de soumission, etc. L’analyse de l’AAO permet ainsi de faire rapidement le tri entre les appels d’offres intéressants. Ceci en fonction de vos compétences et ceux pour lesquels il est inutile de dépenser du temps et des ressources.
Par exemple, le lieu d’exécution peut être trop éloigné de votre siège, pour un montant insuffisamment élevé. Ou le marché peut exiger certaines qualifications dont vous ne disposez pas. Ou encore le délai de réponse peut être trop court pour monter une offre de soumission solide. L’objectif est de trouver le bon équilibre entre investissement mis dans la réponse et chances d’obtenir le marché public.
Analyser le dossiers de consultation des entreprises (DAO, DC) pour répondre efficacement à l’appel d’offres
Une fois que vous avez présélectionné les marchés publics, vous pouvez payer et retirer les dossiers de consultation des entreprises. Il s’agit soit d’un Dossier d’Appel d’Offres (DAO), soit d’un dossier de demandes de cotation (DC). Le dossier de consultation est généralement un dossier lourd et complexe qui comprend de nombreux éléments. Ces éléments devront être analysés en détail pour répondre à un appel d’offres et maximiser les chances de le gagner en ciblant exactement les exigences de l’appel d’offres. Ce dossier contient généralement les éléments suivants :
- Le règlement de la consultation : qui peut contenir des informations capitales (visite obligatoire avant réponse, critères d’attribution détaillés, etc.).
- Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) : qui précise l’objet du marché pulic, les lots éventuels, les pièces constitutives du marché, les exigences concernant le prix de la prestation, etc.
- Le cahier des clauses techniques particulières : qui détaille les exigences techniques du marché public et qui doit également être analysé en profondeur. En effet, si la personne en charge de la rédaction de l’appel public à la concurrence a négligé des postes indispensables à la bonne réalisation des travaux demandés, il vous reviendra de prendre l’initiative de les ajouter dans votre offre en expliquant leur nécessité.
Monter vos offres de soumission pour répondre à l’appel d’offres
Lorsque l’analyse s’avère concluante, vous devez vous lancer dans le montage des offres de soumission.
Il faut noter que le délai imparti à cet effet n’est jamais largement suffisant. En effet, les offres des entreprises doivent parvenir au plus dans les 28 jours qui suivent le lancement du marché.
L’intervention des experts en la matière est dont quasi inévitable, surtout lorsque vous ne voulez pas faire des erreurs pouvant entraîner plus tard votre disqualification fondée.
Vous devez par ailleurs vous référer aux prescriptions du règlement particulier d’appel d’offres (RPAO) pour conditionner vos offres. Si ce RPAO vous prescrit de constituer votre offre en trois volumes, alors faites le sans réfléchir. Respectez à la lettre toutes les prescriptions, jusqu’à la date et lieu de dépôt des offres.
Vous désirez en savoir plus sur le RPAO et sur les éléments constitutifs d’un DAO, alors, lisez cet article.
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Déposer vos offres de soumission au lieu indiqué dans le DAO et suivre la passation jusqu’à l’attribution du marché
Le RPAO, et même l’Avis d’Appel d’offres, indique toujours le lieur de dépôt des offres, la date et même l’heure limite de dépôt. Toutes ces prescriptions doivent être respecter scrupuleusement, puisque les offres parvenues en retard sont purement et simplement rejetées.
Vous devez ensuite assister à la séance d’ouverture des plis pour vous assurez que votre offre est conforme et surtout avoir une idée de la conformité et du montant des offres de vos concurrents. Cette étape vous permet d’estimer si le marché vous est favorable ou défavorable. Mais c’est juste une estimation parfois trompeuse.
Vous devez enfin rester très attentifs et surtout disponible pour que les informations vous parviennent dès l’attribution du marché.
Lire aussi: Les 5 étapes d’élaboration d’un appel d’Offres
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